Morning Session #1 What about the LMS
Op 18 januari 2018 hebben ca 25 L&D managers geluisterd naar de presentatie ‘What about the LMS’ van Jef Helmink. Aansluitend is een aantal interessante discussies gevoerd. Wil je weten wat de highlights waren? Lees dan snel verder!
De dag begint vroeg. Het waait, het stormt…. Als één van de organisatoren vroeg in de ochtend onderweg is, denkt hij: ‘als dit maar goed komt…!’
Gelukkig komt het goed. Iedereen is er vroeg bij. Nog voordat de echte storm losbarst, komen de eerste deelnemers aan de eerste Morning Session op 18 januari binnen waaien. Letterlijk en figuurlijk!
De start bestaat uit een heerlijk vers croissantje, met een kopje koffie of thee. Of, verse broodjes, yoghurt met zelfgemaakte granola en een sapje.
De facilitator Mireille Beumer heeft een groot vel met vakjes aan de muur opgehangen. Of je daar jezelf wilt voorstellen door drie kernwoorden over jezelf op te schrijven en een tekening te maken. Het resultaat: een wand vol met namen en kreten, kersen, lampen, een zeilboot en bierflesje. Het spits is afgebeten.
WHAT ABOUT THE LMS?
Als iedereen binnen is, begint Jef Helmink met zijn presentatie. Een prachtig verhaal. Over hoe een post van Jef op LinkedIn, met daarin de vraag naar wie hij mag interviewen over organisaties die hun LMS overbodig vinden, viraal ging. Voor Jef was dit de start om uitgebreid te gaan onderzoeken, wat men nu eigenlijk echt denkt van het LMS.
Jef heeft gesproken met medewerkers bij grote, global organisaties: 9 CLO’s die samen 1,8 mln medewerkers trainen en opleiden. Ondanks dat er veel negatieve geluiden klinken op LinkedIn, is een LMS – zeker voor de grotere bedrijven – nog lang niet overbodig.
Een LMS is niet gebruiksvriendelijk, vaak niet (voldoende) mobiel en functioneel (heel) dom, zo klinkt het vaak. Maar overbodig? Nee dat niet. Vergeet niet dat er heel, heel erg veel kennis en ervaring opgesloten zit in het LMS.
Er is overeenstemming in de markt over een aantal belangrijke tekortkomingen van de LMS-en. Een van de belangrijkste is dat de user experience slecht is. Om deze reden zetten veel bedrijven een ‘schil’ voor het LMS. Via die schil (of een portal) worden gebruikers verleid om de learning content te gebruiken.
Enkele bedrijven zijn inmiddels verder. Deze bedrijven hebben het LMS op de achtergrond ‘geparkeerd’ en zetten het in naast diverse andere systemen. Al deze systemen samen vormen de totale ‘learning technology stack’. In zo’n situatie wordt het LMS alleen nog gebruikt voor een aantal basale functies. Het LMS is dan één van de technologies in de stack.
Jef heeft gesproken met SEARS, dit bedrijf heeft alle cruciale functionaliteiten van het oude LMS bekeken. Het LMS is hier weggedaan, en alles is uit elkaar getrokken. Vanuit de vraag: ‘wat hebben we nodig’ zijn de beste oplossing gezochte, toegepast of gebouwd. In plaats van het LMS zijn losse technologies bij elkaar gezocht, die samen beter kunnen wat het LMS kan.
Een tweede voorbeeld is IBM, ook zij zijn daar al erg ver in. IBM heeft allerlei losse onderdelen, die bij elkaar geplaatst kunnen worden (losse onderdelen die aan elkaar gekoppeld kunnen worden).
De learning technology stack is een duidelijke trend. Oftewel: een verzameling van tools en technieken, die ieder uitblinken in zaken waarvoor ze gemaakt zijn. Deze technieken worden vervolgens slim aan elkaar gekoppeld.
Eigenlijk is dit niets nieuws voor de huidige technology bedrijven. Het gaat om hyper gefocuste technieken, die met tools aan elkaar geknoopt worden. Voorbeelden van deze tools zijn IFTTT, zapier, service bus enz. Het gaat om software, dat een focus heeft op zaken als analytics, (marketing) automation, dashboards, video distributie etc.
Het allerbelangrijkste? Waar het om draait? Dat is: ‘de gebruiker centraal’. Je wilt zo’n ultieme user experience maken, zodat de gebruiker zich wil blijven leren en ontwikkelen.
Na de presentatie vraagt Jef aan de deelnemers in de zaal wat een LMS voor hen is. Er volgt een aantal interessante antwoorden, iedereen heeft zo zijn eigen visie. Jef vat het mooi samen: ‘een LMS kan van alles zijn, het heeft vele gezichten’.
De overeenkomsten zijn met name de volgende: administratie en hosten van e-learning content, compliance trainingen en het rapporteren van wie heeft wat gedaan. En, het LMS is een catalogus met cursussen.
In dit rijtje hoort ook de ‘sessie-plannings-functionaliteit’. Bij grote bedrijven ziet Jef met name dat ‘sessie-plannen’ een cruciale functionaliteit is. En waarom? Grote bedrijven hebben heel cursus inschrijvingen per jaar. Dat kun je en wil je niet doen vanuit een excel-sheet.
Ongemerkt worden er in grote bedrijven veel cursussen naar binnen ‘gesmokkeld’ worden. Daar is echt een goed systeem voor nodig (om dit te managen). Als voorbeeld: denk aan heel veel trainingssessies (meer dan 100.000, bij grotere bedrijven) die moeten goed gepland worden.
Functionaliteiten als meertaligheid, toegangscontrole en workflows, zijn voor grote organisaties essentiële functionaliteiten, waar men over wil beschikken.
Maar, vervolgt Jef zijn verhaal, als ik met L&D professionals praat, dan gaat het niet om compliance – en dat vinkje – maar gaat het om impact. Het is soms moeilijk uit te leggen dat het erom gaat dat iemand iets kan, iets heeft opgepikt uit de training, in plaats van of iemand het ‘gedaan’ heeft.
Data vervult hierbij een belangrijke rol. Maar de data is ouderwets opgebouwd. Het wordt gebruikt voor rapportages en niet zozeer voor data analyse.
We zien allemaal nieuwe learning platformen om ons heen ontstaan. Denk aan Degreed, Pluralsight, Edcast, Coursera etc. Hier wordt leren gezien als een platform.
Waarom zijn deze platformen nog niet bij de bedrijven uit het onderzoek van Jef in gebruik? Het antwoord op deze vraag was vaak: ‘we willen het eerst zien, voordat we geloven dat het werkt’. Het (vaak) vrije – niet verplichtte – karakter van het aanbieden van content op zulke platformen is leuk. Maar met 40.000 medewerkers die achter een kassa zitten, moet je de medewerkers toch echt bijbrengen hoe die kassa werkt.
Jef noemt Netflix als voorbeeld. Hierbij is de content die aangeboden wordt, telkens afgestemd op de kijker. Het zijn de slimme algoritmes die dit realiseren. Hij noemt een voorbeeld: als ik, als gebruiker en liefhebber van comedy, vergelijkbare comedy-films iedere keer een 5 geef. Vervolgens geef ik een ander genre, zeg een thriller, het cijfer 1. Op dat moment weegt mijn 1, niet zo zwaar als kijkers die veel naar thrillers kijken.
Je ziet dat alle grote LMS providers hiermee worstelen. De reden dat dit (nog) niet veel gemaakt wordt, is dat er (nog) niet voldoende mensen zijn, om deze slimme algoritmes te schrijven. De ‘war on talent’ is daarvoor te heftig.
Jef sluit zijn presentatie af met zijn visie op content. Hij ziet een grote shift, een verschuiving van contentproductie naar content curation. Oftewel: op een goede manier uit het systeem halen, van datgene wat de gebruiker erin stopt.
AAN DE SLAG…
Na de presentatie van Jef gaan de deelnemers in 4 subgroepen uiteen. Iedere subgroep presenteert na 20 minuten een aantal interessante vervolgtopics. Uit deze gehele lijst, worden 3 interessante onderwerpen gekozen, waarover de deelnemers de rest van de ochtend verder discussiëren. Na 60 minuten discussie, presenteert iedere subgroep hun bevindingen:
1) Analytics – welke uitkomst zoek je en wat wil je ermee?
Belangrijke vraag is: welke uitkomsten zoek je? Ga op zoek naar de vraag achter de vraag. Welke inzichten wil de organisatie hebben? Als de wens voor analytics en specifieke uitkomsten vanuit wantrouwen komt, dan is het beter om een ander proces te volgen. Analyse is geen doel op zichzelf.
Er ligt een belangrijke relatie tussen analytics en workforce planning. Gegevens kunnen inzicht geven, inzicht in datgene wat je in de toekomst nodig hebt. Een organisatie kan zijn interventies op deze resultaten afstemmen.
Als voorbeeld: content aanbieden op basis van wat interessant is voor de doelgroep. De volgende quote wordt genoemd: ’minder data en meer analytics’.
2) Appeltaart discussie– cultuur
Het leuke van ‘een appeltaart maken’, is dat je de ruimte hebt, om je eigen appeltaart te maken. Je kan zelf bepalen welke ingrediënten je erin stopt. Met of zonder rozijnen? Meer of minder kaneel?
Het heeft alles te maken met de mate van vrijheid en verandering in een cultuur. De eindconclusie van deze discussie is dat er eerst een cultuur gecreëerd moet worden, waarbinnen iets kan en mag, voordat je tools (of een LMS) invoert.
Die volgorde is erg belangrijk. Dit speelt ook als je iets aan je LMS gaat veranderen of vernieuwen. Iets wat ook heel belangrijk is het volgende: maak de cultuuromslag niet te groot. Start klein en gaan!
Jef vult het volgende aan: vaak zit de cultuur ingebakken in de processen en het systeem achter een LMS. En aangezien die vaak uit de VS komen, zie je dat terug in het systeem. Met andere woorden: de cultuur zit in het systeem gebouwd.
3) Training is not learning
Hier wordt gesproken over een productieomgeving, waarin veel noodzakelijke trainingen een rol spelen. Men is verrast door de mogelijkheden en de onmogelijkheden van een LMS.
De brandende vraag die uit deze discussie overblijft is: ‘hoe maak je een LMS systeem interessant?’ Stel, een organisatie heeft een LMS en dit moet gebruikt worden. Hoe maak je het interessant? Wat zijn ‘lokkertjes’ die je in kan zetten?
DUS…
Er is nog veel te leren, ontdekken en uit te vinden in de wereld van LMS-en binnen organisaties. De gesprekken waren nog niet klaar en Jef gaf ook terecht aan: ‘iedere keer als ik mijn verhaal deel leer ik weer nieuwe dingen en krijg ik andere perspectieven’.